Technické záležitosti a “jízdní řád” přípravy ZM a RM

Řádná příprava na zasedání zastupitelstva a schůze rady města po jejich technické stránce je velmi důležitou součástí jejich samotného průběhu a nemožnosti jejich následného zpochybnění. Není to zdaleka taková samozřejmost, jak by se mohlo zdát. “Průšvihy” starostů v celé republice, které často vyplouvají na povrch v médiích, jsou toho dokladem. Dovolte mi tedy, abych Vás s  technickými záležitostmi a “jízdním řádem” přípravy na zastupitelstvo a radu města v stručnosti a v jednotlivých bodech seznámil.

1. 10 pracovních dnů před konáním ZM (tzn. zpravidla dva týdny, v případě svátků delší) je uzávěrka podkladů, které dodávají na sekretariát především úředníci MěÚ (zpravidla vedoucí odborů a referent ORM paní Libuše Mlynářová), ale i přímo členové vedení města.
2. Následný pracovní den asistentka paní Kateřina Krchovová tyto podklady zařazuje do prvotního návrhu usnesení.
3. Další pracovní den se koná porada vedení (starosta, místostarosta a tajemník) s předkladateli jednotlivých podkladů. Zde se koriguje prvotní návrh usnesení do finální podoby.
4. Následně se všechny materiály včetně pozvánky, návrhu usnesení se všemi přílohami kopírují a rozesílají všem členům zastupitelstva města tak, aby měli všichni členové ZM dost času se se všemi body návrhu usnesení včas seznámit.
5. Předkladatelé jednotlivých bodů návrhu usnesení si v zasedací místnosti spolu s informatikem Ing. Jaroslavem Smolou a asistentkou paní Kateřinou Krchovovou připravují “své” body do počítače tak, aby mohli na jednání zastupitelstva potřebné materiály promítnout na projektových tabulích. Kontroluje se funkčnost hlasovacích zařízení, záznamového zařízení a samotného počítačového programu.
6. Na samotném zasedání zastupitelstva tak mohou všichni jeho členové kvalifikovaně (tím je myšleno, že se mohli seznámit předem se všemi materiály, navíc jsou jim přehledně promítány grafy, tabulky a další náležitosti) rozhodnout, jak budou v kterém případu hlasovat, co navrhnou pozměnit, doplnit apod. Promítané materiály jsou navíc velkou pomůckou v zorientování se v problému přítomným občanům.
7. Výsledkem, který nám můžou všude jen závidět, je, že se ještě v noci po konání ZM na webových stránkách města objevuje zápis ze zasedání ZM včetně hlasování všech jeho členů. Přílohou originálu zápisu je i videozáznam.

Před schůzemi pětičlenné rady města (schůze RM jsou na rozdíl od zasedání ZM ze zákona neveřejné) je uzávěrka podkladů 5 pracovních dnů. Jinak je postup obdobný, po poradě vedení se “rozmnožené” materiály neprodleně distribuují dalším 3 radním. Na samotné schůzi RM se hlasuje klasicky (tj. ručně), videozáznam průběhu jednání se nepořizuje.

V Chrastavě dne 5. 11. 2007 Ing. Michael Canov starosta

Související články:
	Zápisy ze ZM on-line (téměř) na webu města
	Počínaje dnem 3. 9. 2007 jsou umístěny zápisy ze zastupitelstva města ještě týž večer bezprostředně po konání zastupitelstva na webu města. Dosud bylo zveřejňováno jen usnesení. V zápisu je u každého bodu uvedeno i hlasování jednotlivých členů zastupitelstva, a to u všech návrhů, které byly ke hlasování předloženy (včetně těch, které nezískaly potřebný počet hlasů a tudíž nebyly schváleny)... Více v článku starosty města Ing. Michaela Canova Zápisy ze ZM on-line (téměř) na webu města...
	Moderní technika práce zastupitelstva
	Zastupitelstva města probíhají v nové zasedací místnosti radnice za podpory nejmodernější techniky. Předkladatelé návrhů jednotlivých bodů (většinou vedoucí úředníci MěÚ či starosta a místostarosta) své návrhy přednášejí od řečnického pultu vybaveného vizualizérem dokumentů, elektronické dokumenty nebo například digitální mapy jsou zastupitelům z počítače on-line promítány na přední a boční speciální promítací tabuli, na které lze konkrétní údaje dále barevně zvýraznit. Každý zastupitel hlasuje svým hlasovacím zařízením.V zápisu ze zastupitelstva je pak u každého bodu tabulka s vyznačením, kdo jak hlasoval...Více...